Att fundera på vilka plattformar du väljer för dina digital tillhörigheter löd uppmaningen i förra blogginlägget. För den som skriver mycket handlar det framför allt om att bestämma i vilket filformat texterna ska sparas.
När Apple lanserade iWork 13 drog företaget samtidigt undan mattan på alla som har dokument skapade i iWork 08 eller tidigare. Den senaste versionen av Apples kontorsprogram öppnar inte äldre kalkylblad, presentationer eller textdokument. Den som försöker möts istället av en uppmaning att leta reda på en kopia av iWork 09.
Det här är ett extremfall som visar på problemen med program som använder egna filformat. Dokument som skapas i Apples ordbehandlingsprogram Pages kan bara öppnas i Pages. För att kunna använda dokument från Microsofts Office behöver man antingen ha Microsofts program på datorn eller ett gratisalternativ som Open Office eller Libre Office.
Men som problemen med iWork 13 visar räcker det inte med att ha rätt program, det måste vara rätt version också. Dokumentformaten utvecklas över tid i takt med att företagen lägger till nya funktioner. Äldre program kan därför inte öppna dokument som skapats med nyare versioner. Men den genomsnittlige användaren skriver text utan att använda särskilt många – om ens några – av alla de här specialfunktionerna.
Allt detta kan ställa till problem när du ska skicka ditt dokument till någon annan. Eller om du på jobbet (där du använder en Windows-dator) vill öppna ett dokument som du skapat hemma (på din Mac).
En lösning är att söka en minsta gemensamma nämnare, ett dokumentformat som så många program som möjligt kan öppna.
För text är ett sådant alternativ rtf, rich text format. Det är snudd på omöjligt att hitta ett ordbehandlingsprogram idag som inte kan öppna och spara rtf-dokument.
Att välja rtf är därför inte bara bra om du ska skicka dokument till andra. Dokumentformatet är ett bra val även för dig själv. Du använder kanske en Mac och Pages idag, men med det höga tempot i teknikutvecklingen är det svårt att gissa vad du använder om 3-4 år. Kanske en pryl som inte kan öppna Pages-dokument. Och då har du plötsligt problem om du vill öppna ett gammalt dokument.
Med rtf är sannolikheten i det närmaste hundraprocentig för att du kommer kunna öppna dokumentet om tio år. Ett rtf-dokument innehåller nämligen bara bokstäver, siffror och specialtecken. Det finns ett standardiserat sätt att tala om vilken text som ska vara fet, vilken som ska vara kursiv, vad som är listor, vad som är webblänkar och så vidare. Ordbehandlingsprogrammet som öppnar dokumentet tolkar all denna information blixtsnabbt och visar ett snyggt dokument.
Men om jag får komma med ett förslag så nöjer du dig inte med att från och med nu använda rtf, utan tittar istället på vad Markdown kan erbjuda.
Det här är ett inlägg i årets upplaga av #blogg100. Utmaningen handlar om att skriva ett blogginlägg varje dag under 100 dagar i sträck, med start den första mars. Jag är med för första gången och har bestämt mig för att skriva 100 inlägg som hjälper dig att använda din dator på ett smartare sätt, för att bli mindre stressad och mer effektiv.
För att inte missa något av det jag skriver kan du prenumerera på mejllistan här nedan. Eller lägga till min webbplats i din RSS-läsare.
Länkar till alla mina tips hittar du här.
[et_bloom_inline optin_id=optin_9]